Recept: Mee-roosteren

Terug naar het overzicht

Hoofdmaaltijd

In Nederland werkt naar schatting 16% van de beroepsbevolking in een vorm van ploegendienst of heeft te maken met structureel onregelmatige werktijden. Dit geldt voor verschillende (industriële) sectoren alsmede publieke dienstverlening, zoals de zorgsector. Bovendien blijkt uit internationaal wetenschappelijk onderzoek dat onregelmatig werk nadelige gevolgen heeft voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers, maar ook voor de geleverde prestatie. Deze nadelige gevolgen wegen zwaarder naarmate een medewerker langer in onregelmatige diensten werkt. Een snel groeiende groep (oudere) werknemers ervaart onregelmatig werktijden als een uitdaging. Tegelijkertijd is het voor bedrijven lastig om jongere medewerkers te laten instromen. Dit versterkt de urgentie voor vitale roosters gericht op fit en gezond doorwerken van jong en oud.

Hoogste tijd voor een innovatief recept! Het recept mee-roosteren is bij uitstek een werkwijze waarin werkgever en werknemers gezamenlijk een duurzaam rooster – gebaseerd op een goede werk/privé balans – ontwikkelen. Gezamenlijke bewustwording en aanpak zijn onmisbaar voor succesvolle roosterinnovatie.

Ingrediënten

  • Stip aan de horizon – werknemers zijn medeverantwoordelijk voor roosterplanning aan de hand van roosterstatuut
  • Inventarisatie – sociale enquête en creatieve workshop
  • Actieve roosterdriehoek – medewerkers, planners en management werken nauw samen binnen roosterproces
  • Heldere processtappen – mee roosteren bestaat uit vier stappen (invullen, toetsen, optimaliseren en publiceren)
  • Eenvoudige online tool – vanuit huis toegankelijk
  • Pilotafdeling – ruimte om te experimenteren

Bereidingswijze

Bespreek in de actieve roosterdriehoek de stip aan de horizon. Aan de hand van de stip aan de horizon wordt de roosterinnovatie ingevuld – gesignaleerde roosterbehoeften is het vertrekpunt, niet de techniek. Door de belangen van de roosterdriehoek gezamenlijk te wegen, worden medewerkers, planners en management actief betrokken bij de samenstelling van het rooster.

Bereid de heldere processtappen en gebruik daarbij een online tool. Maak de te realiseren bezetting in het ploegenschema zichtbaar. Geef inzicht in de diensten die moeten worden gedraaid. Laat de medewerkers de eigen voorkeuren (periodiek) invullen. Vervolgens worden de roostervoorkeuren afdeling breed inzichtelijk. Maak bekend welke ontbrekende diensten nog ingevuld moeten worden. Doordat medewerkers zelf kunnen schuiven en/of te ruilen wordt het rooster verder geoptimaliseerd. Geef de roosterplanner de rol van adviseur en procesbegeleider. Vanuit zijn/haar kennis en expertise wordt het rooster vervolgens klaar gemaakt voor publicatie, na definitieve goedkeuring door het management. 

Kies een pilot afdeling om het mee recept uit te proberen. Laten proeven in de praktijk heeft als voordeel dat het recept past bij de smaak van de betrokken. Met als essentieel voordeel: meer grip op de werkmomenten, neemt de roosteracceptie toe (minder ruilingen). Tevens draagt de actieve participatie van medewerkers bij aan een betere werk-privé balans, zorgt voor commitment/draagvlak en levert planbare flexibiliteit op.

Tip

Spreek op voorhand de evaluatiecriteria af en zorg voor een duidelijk afgebakende pilotperiode. Dit voorkomt onnodige discussie en geeft houvast bij de vervolgstappen. En liever planning gezamenlijk faciliteren vooraf, dan het managen van teleurstellingen achteraf!

 

Een kerkgemeenschap, vaak gerund door vrijwilligers, is vergelijkbaar met een afdeling of bedrijfsonderdeel. Een voorbeeld: elke zondagochtend is er in de kerkgemeenschap van collega Judith opvang nodig voor de kleinste kinderen – ongeveer 60 kinderen onder de  vier jaar. De afspraak is dat alle ouders van deze kinderen af en toe als oppas ingeroosterd worden in één van de vier opvanggroepen. Aan Judith de schone taak daarvoor vier keer per jaar een rooster op te stellen. Hierin wil zij graag zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van de ouders – onder meer vakantie, weekendwerk en verjaardagen). Judith besteedde, via ingewikkelde Excel sheets, daardoor meestal zo’n vier vrije avonden per kwartaal aan deze uitdaging. Met als resultaat: een rooster waar iedereen wat op aan te merken had. Achteraf werd veel geruild en veel ouders kwamen mij permissie vragen om wat minder op te hoeven passen. "Inmiddels heb ik bij klanten gezien hoe dit via mee roosteren slimmer kan. Ik heb online een leeg rooster gezet en iedereen gevraagd dit zelf in te vullen. En met succes, bijna iedereen vulde zijn eigen naam in. Na enkele kleine aanpassingen en aanvullingen heb ik het rooster rondgestuurd. Ik heb aldus in de praktijk ondervonden hoe belangrijk het is om mensen mede verantwoordelijkheid te maken voor het rooster. Het scheelt veel tijd en energie voor mij als planner en levert tevreden mensen op die zelf de regie hebben!"


Voor meer informatie over mee roosteren kunt u contact opnemen met Linxx, als keurmerk partner van Stichting Shift-Instituut Onregelmatig Werk.

Contactpersoon: Ernst Steffen | ernst.steffen@linxx.org |06 20 07 63 01